Sprzątanie biur… Cztery pytania do eksperta.
2025.08.25
1. Ile kosztuje sprzątanie biura?
Sprzątanie biura to dość złożone zagadnienie. Nie da się tak prosto określić, ile kosztować będzie wykonywanie usług porządkowych na podstawie tak sformułowanego pytania. Zatem konieczne jest rozwinięcie tematu, aby nie zostawić tak postawionego pytania bez odpowiedzi.
Sprzątanie biura to dość złożone zagadnienie. Nie da się tak prosto określić, ile kosztować będzie wykonywanie usług porządkowych na podstawie tak sformułowanego pytania. Zatem konieczne jest rozwinięcie tematu, aby nie zostawić tak postawionego pytania bez odpowiedzi.
Praktycznie każda wycena usług porządkowych składa się z kilku składowych. Pierwsza z nich to koszt pracy wraz z kosztami z nimi związanymi, czyli kosztem zastępstw urlopowych oraz chorobowych, podatkiem dochodowym oraz kosztem ubezpieczenia społecznego. Jest to zdecydowanie główny koszt, który stanowi mniej więcej 80 procent kosztów usługi porządkowej. Drugim elementem to koszt środków czystości oraz sprzętu koniecznego do realizacji usługi. Oczywiście Klient może zdecydować, że woli samemu ponosić tego typu koszty wtedy oczywiście nie doliczamy go do wyceny. Kolejnym elementem to pozostałe koszty takie jak koszt nadzoru, koszt benzyny, którą zużywają auta w trakcie dojazdu do Klienta z zaopatrzeniem lub dojazdu koordynatora w celu dokonania wewnętrznej kontroli jakości usług oraz inne drobne koszty związane z realizacją usługi na terenie tegoż biura. Kolejnym a zarazem ostatnim elementem jest zysk firmy sprzątającej. Suma tych elementów daje nam koszt realizacji usługi sprzątania biura. Do tego oczywiście dochodzą koszty związane z usługami dodatkowymi takimi jak mycie okien, czyszczenie wykładzin, polimeryzacja podłóg itp.
2. Jak można zmniejszyć koszty sprzątania biura?
Głównym czynnikiem kształtującym koszt sprzątania biura jest koszt pracy i koszty bezpośrednio z tym związane. Dlatego w tym obszarze najlepiej szukać oszczędności. Dodatkowo czym mniejszy koszt pracy tym również mniejszy zysk firmy sprzątającej, ponieważ zysk firmy sprzątającej to pewna pochodna całego kosztu usługi. Czym większe koszty tym większy zysk firmy. Dlatego najprościej zmniejszać koszt realizacji usługi poprzez zmniejszenie kosztów pracy. Są na to proste sprawdzone sposoby. Można zamiast sprzątania codziennego zaplanować tak pracę, aby sprzątanie połowy biura wykonywane było w co drugi dzień, przez co możemy zmniejszyć koszt sprzątania o połowę. Można również tak zaplanować zakres prac, aby pewne usługi wykonywane były codziennie, jeśli taka jest potrzeba, a inne z mniejszą częstotliwością na przykład raz w tygodniu. Z innych kosztów można też zoptymalizować koszt materiałów higienicznych. Jeśli jest taka wola Klienta można koszt materiałów higienicznych czasami ograniczyć nawet do jednej trzeciej obecnych kosztów, zwłaszcza gdy wykorzystywane są bardzo drogie materiały.
3. Jak najlepiej zorganizować sprzątanie biura?
Aby optymalnie zorganizować sprzątanie biura należy zastanowić się co jest naprawdę niezbędne do realizacji codziennie, co należy wykonywać co drugi dzień, co robić raz lub dwa razy w miesiącu a jakie czynności należy wykonywać co miesiąc a jakie co dwa tygodnie. Dodatkowo można podzielić biuro na strefy. Wtedy analiza ta przeprowadzana jest dla każdej ze stref osobno.
4. Kto zapewnia środki czystości oraz sprzęt? Klient czy my?
Środki czystości zasadniczo dostarczamy my. Ewentualnie, jeśli Klientowi zależy na tym, aby środki czystości były po jego stronie to albo kupujemy wskazane środki czystości a na koniec miesiąca refakturowane są w cenach zakupu lub po prostu pracujemy środkami czystości powierzonymi nam przez Klienta. Jeśli chodzi o sprzęt konieczny do realizacji usługi sprzątania to zazwyczaj to my dostarczamy sprzęt oraz dbamy o jego serwisowanie oraz naprawy. Oczywiście istnieje możliwość abyśmy realizowali usługę sprzętem, którego właścicielem jest Klient. Dodatkowo na podobnych zasadach możemy dostarczać materiały higieniczne oraz inne produkty takie jak kostki do zmywarki, odświeżacze powietrza oraz środki do dezynfekcji rąk lub powierzchni.
Powrót
2. Jak można zmniejszyć koszty sprzątania biura?
Głównym czynnikiem kształtującym koszt sprzątania biura jest koszt pracy i koszty bezpośrednio z tym związane. Dlatego w tym obszarze najlepiej szukać oszczędności. Dodatkowo czym mniejszy koszt pracy tym również mniejszy zysk firmy sprzątającej, ponieważ zysk firmy sprzątającej to pewna pochodna całego kosztu usługi. Czym większe koszty tym większy zysk firmy. Dlatego najprościej zmniejszać koszt realizacji usługi poprzez zmniejszenie kosztów pracy. Są na to proste sprawdzone sposoby. Można zamiast sprzątania codziennego zaplanować tak pracę, aby sprzątanie połowy biura wykonywane było w co drugi dzień, przez co możemy zmniejszyć koszt sprzątania o połowę. Można również tak zaplanować zakres prac, aby pewne usługi wykonywane były codziennie, jeśli taka jest potrzeba, a inne z mniejszą częstotliwością na przykład raz w tygodniu. Z innych kosztów można też zoptymalizować koszt materiałów higienicznych. Jeśli jest taka wola Klienta można koszt materiałów higienicznych czasami ograniczyć nawet do jednej trzeciej obecnych kosztów, zwłaszcza gdy wykorzystywane są bardzo drogie materiały.
3. Jak najlepiej zorganizować sprzątanie biura?
Aby optymalnie zorganizować sprzątanie biura należy zastanowić się co jest naprawdę niezbędne do realizacji codziennie, co należy wykonywać co drugi dzień, co robić raz lub dwa razy w miesiącu a jakie czynności należy wykonywać co miesiąc a jakie co dwa tygodnie. Dodatkowo można podzielić biuro na strefy. Wtedy analiza ta przeprowadzana jest dla każdej ze stref osobno.
4. Kto zapewnia środki czystości oraz sprzęt? Klient czy my?
Środki czystości zasadniczo dostarczamy my. Ewentualnie, jeśli Klientowi zależy na tym, aby środki czystości były po jego stronie to albo kupujemy wskazane środki czystości a na koniec miesiąca refakturowane są w cenach zakupu lub po prostu pracujemy środkami czystości powierzonymi nam przez Klienta. Jeśli chodzi o sprzęt konieczny do realizacji usługi sprzątania to zazwyczaj to my dostarczamy sprzęt oraz dbamy o jego serwisowanie oraz naprawy. Oczywiście istnieje możliwość abyśmy realizowali usługę sprzętem, którego właścicielem jest Klient. Dodatkowo na podobnych zasadach możemy dostarczać materiały higieniczne oraz inne produkty takie jak kostki do zmywarki, odświeżacze powietrza oraz środki do dezynfekcji rąk lub powierzchni.